Privacy reglement Beaufort Bogaard Vastgoed B.V.
Beaufort Bogaard Vastgoed is een onafhankelijke dienstverlener gespecialiseerd in bedrijfsmatig vastgoed. Zij bemiddelt tussen partijen bij het tot stand komen van huur- en koopovereenkomsten. Daarnaast adviseert en taxeert Beaufort Bogaard Vastgoed ten aanzien van bedrijfsmatig vastgoed.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel doorzending, verspreiding of enige vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Beaufort Bogaard
Een onafhankelijke dienstverlener in bedrijfsmatig vastgoed en formeel-juridisch de partij die zeggenschap heeft om doel en middelen te bepalen van de verwerking van persoonsgegevens door Beaufort Bogaard.
Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven, verwerkt door Beaufort Bogaard, betrekking heeft;
Medewerker
Een persoon, die op betaalde of vrijwillige basis werkzaamheden voor Beaufort Bogaard verricht;
Derde
Ieder, niet zijnde Beaufort Bogaard, een medewerker of enig ander persoon die onder rechtstreeks gezag van Beaufort Bogaard persoonsgegevens verwerkt, of een verwerker.
Verzoeker
Betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger.
Verwerker
Degene die ten behoeve van Beaufort Bogaard in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan haar rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
Artikel 2 Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Beaufort Bogaard.
Artikel 3 Verwerkingsverantwoordelijke
1. Beaufort Bogaard is verantwoordelijk ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor verwerking binnen haar organisatie vast.
2. Beaufort Bogaard is verantwoordelijk voor naleving van dit privacyreglement en draagt ervoor zorg dat de persoonsgegevens behoorlijk en zorgvuldig worden verwerkt.
3. Op het gebied van beheer van persoonsgegevens en op het gebied van beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking treft Beaufort Bogaard passende technische en organisatorische maatregelen.
Artikel 4 Doeleinden voor verzamelen en verwerken van persoonsgegevens
1. Beaufort Bogaard verzamelt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de navolgende doeleinden:
a. de dienstverlening door Beaufort Bogaard en de uitvoering van overeenkomsten met cliënten;
b. het verrichten van de noodzakelijke (bedrijfs-)activiteiten van Beaufort Bogaard.
2. Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
3. Beaufort Bogaard heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen ten einde te verzekeren dat de verdere verwerking van de persoonsgegevens uitsluitend geschiedt ten behoeve van deze specifieke doeleinden.
Artikel 5 Betrokkenen
Beaufort Bogaard verzamelt en verwerkt in het kader van de in artikel 4 genoemde doeleinden persoonsgegevens van kopers, verkopers, huurders, verhuurders, overige opdrachtgevers, geïnteresseerden en leveranciers ten aanzien van bedrijfsmatig onroerend goed.
Artikel 6 Te verzamelen en te verwerken persoonsgegevens
Beaufort Bogaard verwerkt de volgende persoonsgegevens in het licht van de in artikel 4 genoemde doeleinden:
a. Naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
b. Geslacht, burgerlijke staat, geboorteplaats en geboortedatum;
c. Contactgegevens, waaronder telefoonnummers, e-mailadressen;
d. BTW-nummers;
e. Kadastrale informatie;
f. Informatie van de Kamer van Koophandel.
Artikel 7 Grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens
1. Beaufort Bogaard verwerkt persoonsgegevens op basis van de navolgende grondslagen:
a. De verwerking geschiedt op basis van toestemming van de betrokkene;
b. De verwerking is noodzakelijk voor de dienstverlening door Beaufort Bogaard aan de betrokkene;
c. De verwerking is noodzakelijk om wettelijke verplichtingen na te komen waaraan Beaufort Bogaard is onderworpen bij de uitvoering van overeenkomsten dan wel haar dienstverlening.
2. De betrokkene heeft te allen tijde het recht de onder lid 1 sub a genoemde toestemming in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking intact.
Artikel 8 Informatiedragers
Persoonsgegevens van betrokkenen worden verwerkt in papieren en/of digitale dossiers en systemen.
Artikel 9 Verstrekken van persoonsgegevens
Persoonsgegevens die niet zijn geanonimiseerd worden alleen aan derden verstrekt met toestemming van de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger, tenzij de verstrekking aan derden noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Beaufort Bogaard onderworpen is of als dat noodzakelijk is ter vrijwaring van vitaal belang van betrokkene of als dat noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Beaufort Bogaard of een derde.
Artikel 10 Toegang tot persoonsgegevens en geheimhouding
1. Alleen medewerkers die door Beaufort Bogaard zijn geautoriseerd hebben toegang tot het inzien, verwerken en eventueel wijzigen van persoonsgegevens, die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun werkzaamheden.
2. Alle medewerkers van Beaufort Bogaard zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgege-vens die door Beaufort Bogaard zijn en worden verwerkt welke verplichting is vastgelegd in een geheimhoudings-verklaring.
3. Deze geheimhoudingsplicht duurt voort na beëindiging van de werkzaamheden door de medewerker voor Beaufort Bogaard.
Artikel 11 Verwerkers
Beaufort Bogaard maakt in verband met de verwerking van persoonsgegevens gebruik van de diensten van derden, zogenaamde verwerkers. Met deze partijen heeft Beaufort Bogaard verwerkersovereenkomsten gesloten, waarmee onder andere zaken als naleving van de AVG, geheimhouding en het treffen van adequate beveiligings-maatregelen zijn afgesproken.
Artikel 12 Bewaartermijn
1. Beaufort Bogaard bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij zij op grond van wettelijke bepalingen verplicht is persoonsgegevens langer te bewaren.
2. Beaufort Bogaard heeft passende maatregelen getroffen teneinde te verzekeren dat de desbetreffende
persoonsgegevens uitsluitend voor de voormelde specifieke doeleinden worden gebruikt.
Artikel 13 Recht op inzage
1. Een betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot Beaufort Bogaard te wenden met het verzoek mede te delen welke persoonsgegevens van betrokkene worden verwerkt en op welke wijze.
2. Beaufort Bogaard draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van verzoeker.
3. Beaufort Bogaard deelt verzoeker binnen 4 (vier) weken na ontvangst van het verzoek mee welke persoons-gegevens worden/zijn verwerkt. Indien persoonsgegevens worden verwerkt zal tegelijkertijd aan verzoeker een volledig overzicht van de persoonsgegevens en een omschrijving van de doeleinden voor verwerking worden meegedeeld.
Artikel 14 Uitoefening privacyrechten door betrokkene
De betrokkene, die al dan niet inzage in de persoonsgegevens heeft gekregen die door Beaufort Bogaard worden verwerkt, kan diens (wettelijke) privacyrechten uitoefenen door Beaufort Bogaard schriftelijk te verzoeken om verbetering, aanvulling, algehele verwijdering (op basis van het recht op vergetelheid), diens persoonsgegevens digitaal beschikbaar te stellen (in het kader van het recht op dataportabiliteit ) of afscherming van de persoonsgegevens, indien hij/zij van oordeel is dat (bijvoorbeeld):
a. de opgenomen persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn;
b. voor het doel of de doeleinden van de verwerking de opgenomen persoonsgegevens onvolledig of niet (meer) ter zake dienend zijn;
c. de opgenomen persoonsgegevens anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift zijn/worden verwerkt.
2. Beaufort Bogaard zal de verzoeker binnen 4 (vier) weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk berichten. Deze termijn kan met 4 (vier) weken worden verlengd. Een eventuele (gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek dient te worden gemotiveerd.
3. Tegen een afwijzing als bedoeld in het vorige lid kan betrokkene een klacht indienen op grond van
artikel 15 van dit reglement.
4. Beaufort Bogaard draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, aanlevering, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
Artikel 15 Klachtregeling
1. De betrokkene kan een klacht indienen indien deze van mening is dat de bepalingen van dit
reglement niet worden nageleefd en in het bijzonder indien deze bezwaren heeft tegen de (wijze van)
verwerking van diens persoonsgegevens.
2. Deze klacht dient te worden ingediend bij de directie van Beaufort Bogaard via het e-mailadres
info@beaufort-bogaard.nl.
3. De directie beoordeelt binnen 4 (vier) weken na ontvangst van de klacht of dit gerechtvaardigd is.
Indien de klacht gerechtvaardigd is, wordt de verwerking waartegen dit is gericht, beëindigd.
4. Een klacht tegen een eventuele ongegrondverklaring dan wel in bredere zin de toepassing/uitvoering van dit privacyreglement kan worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag.
Artikel 16 Ter inzage legging
Dit privacyreglement is te vinden op de website van Beaufort Bogaard (www.beaufort-bogaard.nl).
Tevens ligt dit reglement ter inzage op het kantoor van Beaufort Bogaard Vastgoed te Utrecht.
